AIにメール文章を書かせると微妙になる理由｜ChatGPTで使えるメールを作る3つのコツ

ChatGPTにメールを書かせてみたら、こんなことはありませんか？

「文章は合っているのに、なんか送りにくい」
「丁寧すぎて、普段の自分のトーンと全然違う」
「修正するのに結局時間がかかって、自分で書いた方が早かった」

AIにメールを書かせてみたけど、そのまま使えないという経験は多いと思います。問題は、ChatGPTの能力ではなく、渡す情報が足りていないことにあります。

この記事では、なぜAIが書くメールは微妙になりがちなのかを整理した上で、そのまま送れるメールを作るための3つのコツを解説します。

なぜAIが書くメールは微妙になるのか

ChatGPTに「〇〇さんに納期の確認メールを書いて」と頼むと、だいたい以下のような文章が出てきます。

件名：納期についてのご確認

〇〇様

いつもお世話になっております。

先日ご依頼いたしました件につきまして、
納期についてご確認させていただきたくご連絡いたしました。

ご多忙のところ恐れ入りますが、
ご確認いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

文章として間違いではありません。でも、これをそのまま送れるかというと、「相手が誰か」「関係性がどのくらいか」「何をいつまでに確認したいのか」が入っていないので、実務で使うには修正が必要です。

AIが「微妙なメール」を生成する理由は3つです。

理由①：相手との関係性を知らない
初めてのクライアントへのメールと、毎日やりとりしている社内メンバーへのメールでは、トーンが全然違います。AIはその関係性を教えてもらわないと、デフォルトで「丁寧すぎる敬語」に寄ります。

理由②：背景情報がない
「納期確認」と言っても、「先週話した件の確認」なのか「初めて発注する件の確認」なのかで文章が変わります。背景がないとAIは当たり障りのない文章を作ります。

理由③：送り主の文体を知らない
自分らしい言い回しや口調をAIは知りません。毎回ゼロから生成するので、自分のトーンとズレが生まれます。

コツ①：「誰に・何のために・何を」を1行で入れる

メール生成プロンプトの基本構造はこれだけです。

【宛先】〇〇社の田中さん（取引歴1年・毎月やりとりしている）
【目的】先週の打ち合わせで話した納品日を確認したい
【確認したいこと】納品は今月末で問題ないか
【トーン】丁寧だが堅すぎない。普段はフランクにやりとりしている相手

この4行を入れるだけで、出力の精度が大きく変わります。

「宛先」「目的」「内容」「トーン」——この4つがあれば、ほぼそのまま送れるメールが出てきます。

コツ②：自分が「直したくない言い回し」を1つ指定する

AIが生成したメールをいつも同じ箇所で直している、という場合は、その言い回しをプロンプトに入れます。

たとえば、「お世話になっております」を使いたくない場合：

「お世話になっております」は使わないでください。
書き出しは「いつもありがとうございます」にしてください。

「ご多忙のところ恐れ入りますが」が毎回出てきて直している場合：

「ご多忙のところ」という表現は使わないでください。

NGワードを1〜2個指定するだけで、毎回同じ箇所を直す手間がなくなります。

コツ③：自分が書いた過去のメールを1本貼り付ける

最も効果が高い方法です。

以下は私が過去に送ったメールです。
このトーン・文体に合わせて、今回のメールを作成してください。

【参考メール】
（過去に送ったメールをそのまま貼り付ける）

【今回書きたいメール】
宛先：〇〇さん
内容：（書きたい内容）

自分の文体をAIに学習させることはできませんが、1本見本を渡すだけで出力のトーンが大きく変わります。毎回渡す手間はありますが、修正時間が大幅に減ります。

シーン別プロンプト例

よく使うシーン別に、そのまま使えるプロンプト例をまとめます。

①社内メンバーへの依頼メール

社内の同僚（田中さん）に資料作成を依頼するメールを書いてください。

依頼内容：来週月曜日の会議用に、先月の売上データをまとめた資料を作ってほしい
期限：今週金曜日の17時まで
トーン：同じ部署の同僚。フランクでOK、敬語は最低限で
件名も提案してください。

②取引先への確認メール

取引先の担当者（〇〇社・山田さん）への確認メールを書いてください。

確認内容：先日送った提案書の検討状況を聞きたい
背景：2週間前に提案書を送って以降、返事がない
トーン：丁寧だが催促感が出すぎないように
件名も提案してください。

③お断りメール

以下の内容でお断りメールを書いてください。

宛先：外部の業者から来た営業メールへの返信
断る理由：現在は新規導入の予定がない
トーン：丁寧に、ただし簡潔に。長くなりすぎないように
今後の関係を壊さない表現にしてください。

④社内への報告メール（SE向け）

上司への進捗報告メールを書いてください。

報告内容：
- 今週は〇〇機能の実装が完了した
- テストで3件のバグが見つかり、うち2件は修正済み
- 残り1件は来週対応予定
- 全体的に予定より1日遅れているが、リリースには間に合う見込み

トーン：上司へのメール。簡潔に要点だけ伝える形で

テンプレートをNotionに保存しておく

毎回プロンプトを考えるのは手間なので、よく使うシーンのプロンプトをNotionやメモ帳に保存しておきます。

保存しておくと便利なテンプレートの例：

社内依頼メール
取引先への確認メール
お断りメール
進捗報告メール
会議のリマインドメール

プロンプトを使い回す運用にすることで、「AIへの指示を考える時間」がなくなり、本当に短時間でメールが完成するようになります。

よくある質問

Q. ChatGPTで書いたメールをそのまま送っていい？

A. 最終確認は必ずしてください。特に以下の3点は目を通してから送ります。①固有名詞（相手の名前・社名・製品名）が正しいか、②日付・数字が正確か、③トーンが相手との関係性に合っているか。AIは文章の「形」は作れますが、事実確認はできません。

Q. GmailやOutlookに直接AIを組み込める？

A. できます。GmailはGoogle WorkspaceのGemini機能（有料）で、メール返信の下書きをAIが自動提案します。OutlookはMicrosoft 365 Copilot（有料）で同様の機能が使えます。ChatGPTを使いたい場合はChromeの拡張機能（ChatGPT for Gmail等）を組み合わせる方法もあります。

Q. 英語のメールも同じ方法で作れる？

A. 作れます。プロンプトの最後に「英語で書いてください」を追加するだけです。英語メールの場合、日本語より「トーンの指定」が重要です。formal（フォーマル）・professional but friendly（丁寧だが堅すぎない）・casual（カジュアル）などを指定すると、相手に合った文体になります。